Una guida semplice per aiutare operatori, collaboratori e agenti a gestire le conversazioni WhatsApp aziendali, rispondere meglio ai clienti, usare ticket, follow-up, template, traduzioni, risponditori automatici e assistente AI.
Chat4Team permette di gestire le conversazioni WhatsApp aziendali in modo ordinato, condiviso e controllato. L’obiettivo è evitare messaggi persi, risposte doppie, clienti dimenticati e richieste non seguite correttamente.
Prima di rispondere a un cliente, l’operatore deve sempre leggere, capire e verificare. Chat4Team aiuta a lavorare meglio, ma la qualità della risposta dipende sempre dall’attenzione dell’operatore.
La schermata principale di Chat4Team è divisa in tre aree: menu laterale, elenco conversazioni e area chat. Questa struttura aiuta l’operatore a trovare velocemente le richieste da gestire.
Chat4Team è pensato per semplificare il lavoro quotidiano degli operatori che rispondono ai clienti tramite WhatsApp Business.
Leggi i messaggi ricevuti, consulta lo storico e rispondi ai clienti dalla piattaforma.
Concentrati sulle conversazioni assegnate a te e aggiorna lo stato della richiesta.
Assegna solo alcune conversazioni a tecnici, commerciali o uffici esterni, mantenendo il controllo sulle chat aziendali.
Trasforma una richiesta in una pratica da seguire fino alla sua risoluzione.
Ricorda di ricontrollare una conversazione o ricontattare un cliente nei giorni successivi.
Usa l’assistente AI per suggerimenti, traduzioni, miglioramento testo e risposte automatiche.
Il menu laterale permette di accedere alle principali aree della piattaforma. Alcune voci possono non essere visibili a tutti gli operatori, perché dipendono dai permessi assegnati dall’azienda.
| Voce menu | A cosa serve | Uso per l’operatore |
|---|---|---|
| Dashboard | Mostra una panoramica generale delle attività. | Consultazione, se abilitata. |
| È l’area principale dove si gestiscono le conversazioni con i clienti. | Uso quotidiano. | |
| Notifiche | Mostra avvisi, messaggi o attività da controllare. | Da controllare durante la giornata. |
| Rubrica | Contiene i contatti e le informazioni dei clienti. | Utile per recuperare dati e storico. |
| Manuale d’Uso | Contiene le istruzioni operative per usare la piattaforma. | Da consultare in caso di dubbi. |
| Categorie | Permette di classificare conversazioni o richieste. | Utile per organizzare meglio il lavoro. |
| Ticket | Raccoglie le pratiche operative da seguire fino alla risoluzione. | Da usare per assistenza, reclami, preventivi o richieste complesse. |
| Team | Consente di gestire utenti, collaboratori e agenti, in base ai permessi. | Per operatori abilitati o amministratori. |
| Risposte Predefinite | Contiene messaggi rapidi interni alla piattaforma. | Utile per rispondere più velocemente. |
| Template WhatsApp | Contiene messaggi approvati per l’invio tramite WhatsApp Business. | Utile per comunicazioni standard o riapertura conversazioni. |
| Spazio di Conoscenza | Contiene informazioni aziendali usate anche dall’assistente AI. | Consultazione o gestione, se autorizzata. |
| Proposte | Può mostrare suggerimenti AI per migliorare contenuti o conoscenza aziendale. | Disponibile solo se abilitata. |
| Coaching AI | Aiuta a migliorare stile, chiarezza e qualità delle risposte. | Utile per formazione e miglioramento operativo. |
Chat4Team permette di coinvolgere agenti esterni, tecnici, commerciali o collaboratori fuori sede, dando loro accesso solo alle conversazioni che vengono assegnate da collaboratori autorizzati o amministratori.
L’agente non vede tutte le conversazioni dell’azienda, ma solo quelle che gli vengono assegnate. In questo modo ogni agente lavora esclusivamente sulle chat di propria competenza.
Le conversazioni possono essere passate agli agenti da amministratori o collaboratori autorizzati, ad esempio quando serve il supporto di un tecnico, di un commerciale o di un referente esterno.
Questa funzione consente di creare uffici tecnici o commerciali esterni all’azienda, mantenendo comunque il controllo sulle conversazioni che vengono condivise.
I filtri permettono di trovare velocemente le conversazioni da gestire. Sono una delle parti più importanti da controllare durante il lavoro quotidiano.
Mostra le conversazioni assegnate all’operatore. È la prima sezione da controllare.
Mostra le conversazioni in arrivo o da prendere in carico.
Mostra l’elenco generale delle conversazioni visibili in base ai permessi.
Mostra le conversazioni da ricontrollare in una data futura.
Mostra conversazioni aperte, non risolte o che richiedono ancora attenzione.
I numeri sui filtri indicano quante conversazioni o attività sono presenti in quella sezione.
L’elenco delle conversazioni contiene strumenti utili per trovare rapidamente i clienti e capire quali chat richiedono attenzione.
Permette di cercare una conversazione per nome cliente, numero di telefono, parola chiave o testo contenuto nei messaggi.
Permette di restringere l’elenco in base a criteri come stato, assegnazione, categoria o altre condizioni disponibili.
I badge aiutano a individuare messaggi non letti, attività aperte o conversazioni che richiedono attenzione.
Ogni conversazione va gestita con attenzione. Prima di rispondere, controlla sempre lo storico, l’assegnazione e lo stato della richiesta.
Seleziona la chat del cliente dall’elenco conversazioni o dalla sezione “Mie”.
Controlla cosa ha scritto il cliente e cosa è già stato risposto in precedenza.
Assicurati che la conversazione sia assegnata a te o che tu sia autorizzato a gestirla.
Verifica se la richiesta è già in lavorazione, se esiste un ticket o se è previsto un ricontatto.
Rispondi in modo chiaro e professionale, usando risposte predefinite, template, traduzione o AI se necessario.
Imposta la conversazione come in lavorazione, in attesa, follow-up, risolta o chiusa.
Nella parte alta della conversazione sono visibili le informazioni principali del cliente e della chat.
Permettono di identificare rapidamente la persona con cui si sta parlando.
Indica se la conversazione è in corso, in attesa, da risolvere o conclusa.
Mostra chi è responsabile della gestione della conversazione.
Aiuta a capire da quanto tempo la conversazione è aperta o in lavorazione.
Le icone in alto possono permettere ricerca nella chat, completamento, gestione stato o altre azioni abilitate.
In alto possono essere disponibili lingua interfaccia, modalità chiara/scura e campanella notifiche.
La conversazione mostra chiaramente i messaggi del cliente e quelli inviati dall’operatore.
Sono i messaggi inviati dal cliente. Prima di rispondere, l’operatore deve leggerli con attenzione e verificare eventuali allegati o informazioni già presenti.
Sono i messaggi inviati dall’azienda. Possono mostrare orario, stato di invio, consegna o lettura, se previsto dalla piattaforma.
La barra in basso permette di scrivere e inviare il messaggio al cliente. Contiene anche scorciatoie per allegati, emoji, azioni rapide e strumenti AI.
| Elemento | A cosa serve | Attenzione |
|---|---|---|
| + | Può essere usato per aggiungere allegati o accedere ad azioni disponibili. | Controllare sempre che il file sia corretto prima di inviarlo. |
| Emoji | Permette di inserire emoticon nel messaggio. | Usarle solo quando adatte al tono aziendale. |
| Campo testo | È lo spazio dove l’operatore scrive il messaggio. | Rileggere sempre prima dell’invio. |
| / | Digitando “/” si possono aprire azioni rapide, risposte predefinite o template. | Scegliere sempre il testo adatto alla conversazione. |
| AI | Permette di usare strumenti AI per suggerire, migliorare o tradurre il testo. | Controllare sempre la risposta generata. |
| Invia | Invia il messaggio al cliente. | Dopo l’invio il messaggio viene comunicato al cliente tramite WhatsApp. |
Gli stati aiutano il team a capire a che punto si trova ogni richiesta.
La conversazione è appena arrivata o non è ancora stata gestita.
Un operatore sta seguendo la richiesta del cliente.
Serve una risposta, un documento o una conferma da parte del cliente.
Serve una verifica da parte dell’azienda, di un tecnico o di un responsabile.
La conversazione deve essere ricontrollata più avanti.
La richiesta è stata gestita e non richiede ulteriori azioni.
Il ticket serve per trasformare una conversazione WhatsApp in una pratica da seguire. È utile quando la richiesta non si risolve con una semplice risposta.
La richiesta è stata registrata ma non è ancora conclusa.
Qualcuno sta gestendo la richiesta operativa.
Serve una risposta dal cliente o una verifica interna.
La richiesta è stata gestita correttamente.
Il ticket è concluso e non richiede altre azioni.
Se prevista, indica quanto è urgente la richiesta: bassa, media, alta o urgente.
Il follow-up serve per non dimenticare conversazioni o ticket che devono essere ricontrollati in futuro.
Usa il follow-up quando il cliente deve decidere, quando hai inviato un preventivo, quando aspetti una risposta o quando devi ricontrollare una pratica nei giorni successivi.
“Preventivo inviato oggi. Ricontattare il cliente tra 3 giorni per sapere se ha valutato la proposta.”
Chat4Team può aiutare l’azienda a rispondere anche quando gli operatori non sono disponibili, ad esempio fuori dagli orari di ufficio, durante le ferie o nei momenti in cui il team non può rispondere subito.
Il risponditore automatico può inviare un messaggio predefinito quando il cliente scrive fuori dagli orari di ufficio, nei giorni di chiusura o durante periodi di ferie.
Serve per informare subito il cliente che il messaggio è stato ricevuto e che l’azienda risponderà appena possibile.
In caso di ferie, festività o chiusure temporanee, l’azienda può impostare un messaggio automatico per avvisare il cliente e indicare quando il servizio tornerà operativo.
Questo evita che il cliente resti senza risposta e riduce il rischio di messaggi persi.
Se abilitata dall’azienda, l’Intelligenza Artificiale di Chat4Team può rispondere automaticamente ai clienti, leggendo il contesto della conversazione e generando una risposta coerente con la richiesta ricevuta.
Prima di rispondere, l’AI analizza lo storico della discussione con il cliente, così può comprendere il contesto e non rispondere in modo isolato.
L’AI formula una risposta simile a quella di un operatore umano, mantenendo un tono chiaro, gentile e professionale.
Quando configurata, l’AI può usare le informazioni presenti nello Spazio di Conoscenza e nei siti web autorizzati dal cliente.
L’Intelligenza Artificiale di Chat4Team può essere configurata per rispondere ai clienti utilizzando informazioni aziendali controllate e aggiornate. In questo modo le risposte possono essere più coerenti con i servizi, i prodotti e le procedure dell’azienda.
Tra le fonti di conoscenza dell’AI possono esserci i siti web indicati dal cliente. Chat4Team può scansionare le pagine autorizzate e acquisire le informazioni pubblicate sul sito, come prodotti, servizi, descrizioni, condizioni, FAQ, procedure e contenuti informativi.
Le informazioni raccolte possono essere organizzate nello Spazio di Conoscenza, cioè l’area dove vengono conservati i contenuti aziendali utili all’assistente AI.
Quando il cliente fa una domanda, l’AI può usare le informazioni acquisite dai siti e dalle fonti aziendali per rispondere in modo più preciso, coerente e vicino alle indicazioni ufficiali dell’azienda.
Categorie e note aiutano a tenere ordinate le richieste e a lasciare informazioni utili per la gestione.
Le categorie servono per classificare le conversazioni o i ticket, ad esempio: assistenza, preventivo, reclamo, informazioni, urgenza o altro.
Le note interne servono per lasciare informazioni operative. Non vengono inviate al cliente e devono essere scritte in modo chiaro e sintetico.
Risposte predefinite e template aiutano l’operatore a rispondere più velocemente, mantenendo uno stile coerente. Sono però due strumenti diversi.
Sono messaggi rapidi interni alla piattaforma. Servono per rispondere velocemente a domande frequenti, richieste dati, conferme o comunicazioni semplici.
Sono messaggi approvati per l’invio tramite WhatsApp Business. Possono essere necessari quando la finestra di conversazione è scaduta o per comunicazioni standard autorizzate.
Durante una conversazione, il cliente può inviare immagini, documenti, messaggi vocali o compilare moduli guidati.
Controlla sempre che il file ricevuto sia leggibile e che l’allegato inviato sia quello corretto.
Quando viene inviato un link, può comparire un’anteprima con titolo, immagine e descrizione.
Se è disponibile la trascrizione automatica, usala come aiuto ma verifica sempre il contenuto.
I Flow permettono al cliente di compilare moduli guidati. Le risposte vengono salvate nella conversazione.
Le immagini ricevute o collegate ai Flow possono essere visualizzate direttamente dentro la conversazione.
Prima di inviare allegati o link, verifica sempre che siano corretti e destinati al cliente giusto.
Chat4Team può aiutare a gestire clienti che scrivono in altre lingue, traducendo messaggi ricevuti o risposte preparate dall’operatore.
Quando il cliente scrive in una lingua diversa, quando bisogna rispondere a un cliente straniero o quando serve capire meglio il contenuto di un messaggio.
Prima di inviare una traduzione controlla sempre nomi, date, prezzi, condizioni, termini tecnici e significato generale del messaggio.
L’assistente AI aiuta l’operatore a scrivere meglio, tradurre, migliorare testi, proporre risposte e, se configurato, rispondere automaticamente secondo le regole aziendali.
Contiene informazioni aziendali che possono essere usate dall’assistente AI per rispondere meglio. L’accesso dipende dai permessi.
Se configurata, l’AI può usare come fonte di conoscenza i siti web indicati dal cliente, scansionando le pagine autorizzate e rispondendo sulla base delle informazioni pubblicate.
Aiuta l’operatore a migliorare stile, chiarezza e qualità delle risposte verso il cliente.
La scheda cliente raccoglie le informazioni principali del contatto e aiuta l’operatore a capire meglio la storia della relazione con il cliente.
Identificano il cliente o il contatto WhatsApp.
Aiuta a recuperare messaggi e richieste precedenti.
Può aiutare a gestire clienti stranieri e traduzioni.
Permettono di vedere se il cliente ha pratiche aperte.
Possono contenere informazioni utili alla gestione della richiesta.
Indica chi sta seguendo il cliente o la conversazione.
Le notifiche aiutano l’operatore a non perdere nuovi messaggi, attività aperte o aggiornamenti importanti.
Mostra avvisi o attività che richiedono attenzione. Il badge indica notifiche presenti o non lette.
Possono avvisare l’operatore anche quando sta usando altre schede o applicazioni.
I numeri sulle chat aiutano a individuare messaggi non letti o conversazioni da controllare.
Chat4Team può essere usato da computer e, se previsto, anche da smartphone o come applicazione web installabile.
È la modalità consigliata per lavorare con più attenzione, leggere meglio lo storico, gestire ticket e controllare allegati.
È utile per controlli rapidi, ma bisogna prestare maggiore attenzione a invii accidentali, allegati e testi scritti velocemente.
In caso di cliente arrabbiato, reclamo o richiesta delicata, l’operatore deve mantenere un tono calmo e coinvolgere un responsabile quando necessario.
A fine turno, l’operatore deve lasciare la situazione ordinata, così nessuna richiesta rimane sospesa.
Ogni operatore deve usare Chat4Team in modo responsabile, rispettando i dati dei clienti e le regole aziendali.
Non condividere mai email e password con colleghi o persone esterne.
Non inviare dati personali se non necessari e controlla sempre destinatario e allegati.
Non lasciare la piattaforma aperta su dispositivi usati anche da altre persone.
Gli agenti devono vedere solo le conversazioni assegnate e solo le informazioni necessarie alla gestione.
Prima di inviare un file, verifica che non contenga dati di altri clienti.
In caso di errore o problema di sicurezza, avvisa subito il responsabile.
Alcuni problemi possono dipendere da credenziali, permessi, connessione o impostazioni del browser.
| Problema | Possibile causa | Cosa fare |
|---|---|---|
| Non riesco ad accedere | Email, password, codice azienda o link errato. | Controllare i dati inseriti e contattare il responsabile. |
| Non vedo una conversazione | La chat potrebbe non essere assegnata o non visibile per il tuo ruolo. | Verificare filtri, stato della chat o chiedere al responsabile. |
| Sono agente e non vedo le chat | Potrebbe non esserti stata assegnata nessuna conversazione. | Chiedere a un collaboratore autorizzato o a un amministratore. |
| Non riesco a inviare un messaggio | Connessione, permessi o necessità di usare un template WhatsApp. | Controllare la connessione e verificare se serve un template. |
| Non arrivano notifiche | Permessi browser o impostazioni dispositivo non attive. | Controllare notifiche del browser, desktop o smartphone. |
| L’AI non risponde | Servizio temporaneamente non disponibile o richiesta troppo complessa. | Scrivere manualmente la risposta e non bloccare la gestione del cliente. |
| Non trovo un ticket | Potrebbe essere chiuso, filtrato o non assegnato al tuo ruolo. | Controllare i filtri o chiedere al responsabile. |
Alcuni termini utili per usare correttamente Chat4Team.
Lo scambio di messaggi WhatsApp con il cliente.
La persona che usa Chat4Team per rispondere ai clienti.
Operatore interno o esterno che può vedere e gestire solo le conversazioni assegnate da collaboratori autorizzati o amministratori.
Il collegamento tra una conversazione e l’operatore o agente responsabile.
La fase in cui si trova una conversazione o un ticket.
Una pratica operativa da seguire fino alla risoluzione.
Un promemoria per ricontrollare una conversazione o un ticket.
Un messaggio WhatsApp predefinito e approvato.
Assistente che aiuta a scrivere, tradurre o migliorare i messaggi.
Chat4Team ti consente di trasformare WhatsApp in uno strumento di lavoro affidabile e organizzato.
Riduci il caos, migliora la qualità delle risposte e mantieni il controllo sulle conversazioni.
Utilizzando i servizi di chat4team.com, l’utente accetta di essere vincolato dai presenti termini e condizioni.
Se l’utente non concorda con una qualsiasi parte di questi termini, non è autorizzato a utilizzare il servizio.
Chat4Team fornisce una piattaforma per la gestione dei team su WhatsApp Business, inclusi strumenti di automazione e integrazione AI.
Ci riserviamo il diritto di modificare o interrompere il servizio (o parte di esso) in qualsiasi momento con o senza preavviso.
L’utente è responsabile del mantenimento della riservatezza delle credenziali del proprio account.
L’utente è pienamente responsabile di tutte le attività che avvengono sotto il proprio account.
I prezzi per i diversi piani (Base, Pro, Pro+) sono indicati sul sito e sono soggetti a fatturazione mensile.
I pagamenti vengono elaborati in modo sicuro tramite fornitori terzi come Stripe.
È vietato utilizzare il servizio per scopi illegali o non autorizzati.
L’utente si impegna a non trasmettere virus o codici di natura distruttiva.
Chat4Team non sarà responsabile per eventuali danni diretti, indiretti o incidentali derivanti dall’uso o dall’impossibilità di utilizzare il servizio.