Una guida pratica per amministratori: utenti, ruoli, permessi, agenti esterni, conversazioni, ticket, follow-up, risposte automatiche, template WhatsApp, Spazio di Conoscenza e Intelligenza Artificiale.
L’amministratore di Chat4Team configura la piattaforma, gestisce utenti e permessi, controlla le conversazioni, assegna le chat, supervisiona ticket, follow-up, agenti esterni, risposte automatiche e Intelligenza Artificiale.
L’amministratore è la figura che organizza il funzionamento della piattaforma. Non si limita a rispondere ai clienti, ma decide come devono lavorare utenti, agenti, automazioni e AI.
Imposta utenti, ruoli, categorie, template, risposte automatiche e strumenti AI.
Controlla operatori, collaboratori e agenti esterni, decidendo chi può vedere e fare cosa.
Controlla conversazioni, ticket, follow-up, tempi di risposta e qualità delle risposte.
L’operatore usa Chat4Team per gestire le conversazioni assegnate. L’amministratore invece configura la piattaforma, gestisce utenti e permessi, supervisiona conversazioni, ticket, agenti, automazioni e AI.
| Funzione | Operatore | Amministratore |
|---|---|---|
| Rispondere ai clienti | Sì | Sì |
| Gestire le conversazioni assegnate | Sì | Sì |
| Visualizzare tutte le conversazioni aziendali | Solo se autorizzato | Sì |
| Assegnare o riassegnare conversazioni | Solo se autorizzato | Sì |
| Creare e gestire utenti | No | Sì |
| Gestire ruoli e permessi | No | Sì |
| Creare o gestire agenti esterni | No | Sì |
| Controllare ticket e follow-up di tutto il team | Solo quelli autorizzati | Sì |
| Creare categorie operative | Solo se autorizzato | Sì |
| Gestire risposte predefinite | Solo se autorizzato | Sì |
| Gestire template WhatsApp | Solo se autorizzato | Sì |
| Configurare risponditore automatico fuori orario o ferie | No | Sì |
| Configurare risposta automatica AI | No | Sì |
| Gestire Spazio di Conoscenza AI | Solo se autorizzato | Sì |
| Indicare siti web da scansionare per l’AI | No | Sì |
| Controllare dashboard e statistiche | Solo se autorizzato | Sì |
| Gestire impostazioni aziendali | No | Sì |
| Supervisionare privacy e sicurezza | No | Sì |
La dashboard permette di controllare rapidamente l’andamento della piattaforma e capire se ci sono conversazioni, ticket o attività rimaste ferme.
Totali, aperte, non lette, non risolte, in attesa o assegnate.
Ticket aperti, ticket in ritardo, follow-up del giorno e pratiche da controllare.
Operatori attivi, tempi di risposta, attività AI, notifiche e andamento generale.
L’amministratore può creare e gestire gli utenti della piattaforma, assegnando a ciascuno il ruolo corretto.
Ha accesso completo alla piattaforma, alle impostazioni, agli utenti e alle configurazioni principali.
Utente interno con permessi operativi, può gestire conversazioni e assegnazioni se autorizzato.
Gestisce le conversazioni assegnate o autorizzate, usa risposte rapide, template e AI secondo i permessi.
Vede solo le conversazioni assegnate da collaboratori autorizzati o amministratori.
Se previsto, può controllare l’andamento operativo senza modificare tutte le impostazioni.
Permettono di decidere chi può vedere chat, ticket, template, AI, dashboard e impostazioni.
Gli agenti permettono di coinvolgere tecnici, commerciali, uffici esterni o partner senza dare accesso a tutte le conversazioni aziendali.
L’agente vede solo le conversazioni assegnate a lui e non l’intera inbox aziendale.
Le chat vengono passate agli agenti solo da amministratori o collaboratori autorizzati.
Si possono creare uffici tecnici o commerciali esterni mantenendo il controllo sulle informazioni condivise.
L’assegnazione serve per evitare confusione e risposte duplicate. Ogni conversazione importante dovrebbe avere un responsabile chiaro.
Apri la conversazione, leggi lo storico e identifica il tipo di richiesta.
Assegna la chat a operatore, collaboratore, agente esterno, tecnico o commerciale.
Se la richiesta va seguita nel tempo, crea o aggiorna un ticket e imposta un follow-up.
Verifica che la conversazione venga risolta, chiusa o riassegnata se necessario.
L’amministratore deve controllare regolarmente le sezioni più critiche: conversazioni non risolte, follow-up e chat senza assegnazione.
Conversazioni assegnate all’amministratore.
Conversazioni arrivate o da prendere in carico.
Elenco generale delle conversazioni visibili all’amministratore.
Chat o ticket da ricontrollare a una data futura.
Conversazioni aperte, non concluse o che richiedono attenzione.
Conversazioni bloccate perché si aspetta il cliente, un collega o una verifica interna.
Il ticket trasforma una conversazione in una pratica operativa. L’amministratore deve controllare che i ticket siano assegnati, aggiornati e chiusi correttamente.
Il follow-up evita che clienti, preventivi e richieste sospese vengano dimenticati.
Preventivi inviati, richieste in attesa, clienti da ricontattare, pratiche da verificare e ticket non ancora conclusi.
L’amministratore deve verificare che i follow-up del giorno vengano gestiti e che non rimangano scaduti.
Una buona configurazione aiuta gli operatori a lavorare più velocemente e con uno stile coerente.
Servono per classificare conversazioni e ticket: preventivo, assistenza, reclamo, tecnico, commerciale, urgente.
Messaggi rapidi interni alla piattaforma per rispondere velocemente a domande frequenti.
Messaggi approvati per WhatsApp Business, utili anche quando la finestra di conversazione è scaduta.
L’amministratore può configurare risposte automatiche per fuori orario, ferie, festività o periodi di chiusura. Può inoltre decidere quando l’AI può rispondere automaticamente.
Invia automaticamente un messaggio quando gli uffici sono chiusi.
Avvisa il cliente che la richiesta è stata ricevuta e sarà gestita alla riapertura.
Risponde leggendo lo storico della conversazione e usando le fonti aziendali autorizzate.
Lo Spazio di Conoscenza contiene le informazioni che l’AI può usare per rispondere ai clienti. L’amministratore deve mantenerlo aggiornato e controllare le fonti disponibili.
FAQ, procedure, servizi, prodotti, orari, condizioni, istruzioni e informazioni tecniche.
Sito aziendale, sito hotel, portale turistico, pagine prodotti, FAQ, blog o pagine indicate dal cliente.
Se le fonti sono aggiornate e chiare, l’AI risponde meglio. Se le fonti sono vecchie, l’AI può sbagliare.
L’amministratore deve verificare che gli operatori usino correttamente traduzioni, allegati, vocali e moduli WhatsApp Flow.
Utili per hotel, turismo, e-commerce internazionale e assistenza a clienti stranieri.
Immagini, PDF, documenti, vocali, screenshot, link con anteprima e allegati ricevuti dai clienti.
Moduli guidati per check-in, raccolta dati, richieste assistenza, preventivi, conferme o prenotazioni.
L’amministratore ha la responsabilità di proteggere dati, accessi e informazioni aziendali.
Ogni utente deve usare il proprio account. Le password non devono essere condivise.
Operatori e agenti devono vedere solo le conversazioni necessarie al loro lavoro.
Gli utenti non più attivi devono essere disattivati o rimossi.
Non diffondere dati personali e controllare sempre allegati, destinatari e conversazioni sensibili.
Gli agenti devono ricevere solo le chat assegnate e solo le informazioni necessarie.
Errori, accessi sospetti o problemi di sicurezza devono essere verificati tempestivamente.
L’amministratore dovrebbe controllare periodicamente il modo in cui il team usa Chat4Team.
Alcuni errori riducono ordine, sicurezza e qualità del servizio clienti.
Alcuni termini utili per la gestione della piattaforma.
Utente con permessi completi di gestione e configurazione.
Utente interno con permessi operativi avanzati.
Utente che gestisce le conversazioni assegnate o autorizzate.
Utente interno o esterno che vede solo le conversazioni assegnate.
Pratica operativa collegata a una richiesta del cliente.
Promemoria per ricontrollare una conversazione o un ticket.
Messaggio approvato per l’invio tramite WhatsApp Business.
Area dove sono conservate le informazioni usate dall’AI.
Funzione che permette all’AI di rispondere da sola secondo regole configurate.
Chat4Team ti consente di trasformare WhatsApp in uno strumento di lavoro affidabile e organizzato.
Riduci il caos, migliora la qualità delle risposte e mantieni il controllo sulle conversazioni.
Utilizzando i servizi di chat4team.com, l’utente accetta di essere vincolato dai presenti termini e condizioni.
Se l’utente non concorda con una qualsiasi parte di questi termini, non è autorizzato a utilizzare il servizio.
Chat4Team fornisce una piattaforma per la gestione dei team su WhatsApp Business, inclusi strumenti di automazione e integrazione AI.
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