1. Il problema che risolve

Turisti e cittadini chiedono ogni giorno informazioni su eventi, luoghi da visitare, spiagge, sentieri, parcheggi, trasporti, orari, servizi e attività locali.

Quando gli uffici sono chiusi o gli operatori sono occupati, le risposte arrivano tardi e il visitatore rischia di rinunciare o rivolgersi a fonti non aggiornate.

2. Come funziona Chat4City

Il visitatore scrive al numero WhatsApp del territorio.
Chat4City riconosce la richiesta e cerca nelle fonti ufficiali approvate.
L’AI risponde automaticamente oppure prepara una bozza per l’operatore.
Se l’informazione manca o richiede una decisione, la conversazione passa all’ufficio competente.
Conversazioni, assegnazioni, ticket e follow-up restano tracciati.

3. Assistenza 24 ore su 24

Chat4City risponde anche quando l’ufficio turistico è chiuso, durante eventi affollati o quando gli operatori sono impegnati.

Orari e contatti.
Eventi e manifestazioni.
Luoghi da visitare e attività.
Parcheggi, ZTL, trasporti e collegamenti.
Servizi utili e indicazioni ufficiali.

4. Inbox WhatsApp condivisa

Comune, Pro Loco, ufficio turistico e operatori autorizzati possono lavorare sullo stesso numero mantenendo lo storico completo.

Ricerca per nome, numero o contenuto.
Filtri per stato, assegnatario e follow-up.
Stati: nuova, in lavorazione, in attesa, risolta o archiviata.
Assegnazione a ufficio o operatore specifico.

Strumenti disponibili nella conversazione condivisa.

5. Eventi e manifestazioni

L’assistente comunica date, orari, luoghi, programmi, costi, accessibilità e modalità di partecipazione agli eventi approvati.

Calendario giornaliero o stagionale.
Link al programma ufficiale e alla biglietteria.
Posizione, parcheggi e trasporti.
Aggiornamenti, rinvii o annullamenti.

6. Luoghi, natura e attività locali

Chat4City presenta monumenti, musei, borghi, parchi, punti panoramici, spiagge, sentieri ed escursioni.

Orari, costi e modalità di accesso.
Ristoranti, bar, negozi e servizi locali.
Attività adatte a famiglie e bambini.
Mappe, indicazioni e collegamenti ufficiali.

7. Itinerari e suggerimenti contestuali

L’assistente può proporre cosa vedere in base al tempo disponibile, agli interessi, alla composizione del gruppo e alle condizioni del momento.

Itinerari personalizzati, eventi e luoghi da scoprire nel territorio.

8. Parcheggi, ZTL, viabilità e trasporti

Chat4City può comunicare parcheggi, costi, accessi, zone a traffico limitato, modifiche alla viabilità e collegamenti locali.

Autobus, navette e stazioni.
Porti, aeroporti e taxi.
Posizioni e indicazioni stradali.
Avvisi temporanei approvati.

9. Risposte multilingua e messaggi vocali

Chat4City riconosce la lingua del visitatore e può rispondere in inglese, francese, tedesco, spagnolo e altre lingue.

I messaggi vocali possono essere trascritti in testo per facilitare lettura, ricerca e gestione da parte degli operatori.

10. Spazio di Conoscenza del territorio

Lo Spazio di Conoscenza raccoglie sito ufficiale, portale turistico, documenti, FAQ, eventi, servizi, orari e comunicazioni autorizzate.

Fonti e contenuti collegati allo Spazio di Conoscenza.

Pagine del Comune e portali turistici.
Calendari eventi e documenti.
FAQ e informazioni stagionali.
Contenuti aggiunti manualmente dagli operatori.

11. Aggiornamenti e comunicazioni urgenti

Gli operatori possono aggiungere, modificare o rimuovere eventi, orari, servizi e comunicazioni stagionali.

Chiusure straordinarie.
Modifiche ai servizi o alla viabilità.
Eventi rinviati o annullati.
Avvisi meteo provenienti da fonti autorizzate.

12. AI automatica o assistita

L’AI può rispondere direttamente oppure preparare una bozza che l’operatore controlla prima dell’invio.

Impostazioni delle risposte automatiche e delle protezioni AI.

Ritardo prima della risposta.
Limiti alle risposte consecutive.
Protezione anti-loop.
Passaggio automatico a un operatore.

13. Ticket, segnalazioni e follow-up

Una richiesta che necessita di intervento può diventare un ticket assegnato al responsabile.

Segnalazione su servizi, accessi o manutenzione.
Priorità, categoria e referente.
Collegamento alla conversazione.
Follow-up e promemoria.

Creazione di un ticket collegato alla conversazione.

14. Risposte rapide, template e contenuti condivisi

Gli operatori possono usare risposte predefinite e template WhatsApp approvati, anche dopo la finestra delle 24 ore.

Invio di mappe e posizioni.
Programmi degli eventi e documenti.
Link a siti e servizi ufficiali.
Numeri di uffici turistici, farmacie, taxi e pronto intervento.

15. Domande non conosciute

Se l’informazione non è disponibile, Chat4City deve dichiararlo e trasferire la richiesta a un operatore.

16. Statistiche e analisi delle richieste

La dashboard mostra quantità delle conversazioni, tempi di risposta, richieste non assegnate e utilizzo dell’AI.

Dashboard con indicatori sull’attività del servizio.

Esempio del controllo dei tempi di risposta.

17. Ruoli, permessi e privacy

Amministratori, collaboratori e agenti hanno accessi differenti.
Ogni operatore utilizza un account personale.
Dati personali e richieste sensibili vanno trattati con attenzione.
Le fonti ufficiali devono avere un responsabile.
Lo storico resta consultabile secondo le regole dell’ente.

18. Configurazione iniziale

Per una configurazione efficace servono informazioni precise e responsabilità chiare.

✐ Numero WhatsApp Business.
✐ Logo e dati dell’ente o territorio.
✐ Località di riferimento.
✐ Siti e portali ufficiali.
✐ Luoghi, servizi, orari ed eventi.
✐ Parcheggi, ZTL e trasporti.
✐ Numeri e servizi utili.
✐ Lingue da supportare.
✐ Operatori, uffici e ruoli.
✐ Regole per avvisi urgenti e aggiornamenti.

19. Richiedi una demo personalizzata

Prepariamo una demo con informazioni reali del Comune, della Pro Loco, del museo, del parco o del territorio.

QR Code per richiedere una demo personalizzata.

Parte II - Guida operativa passo passo

Accedere alla piattaforma

Entrare nell’ambiente Chat4City con il proprio account.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri l’indirizzo fornito dall’ente.	Browser / URL	Compare la pagina di accesso.
2	Inserisci le credenziali personali.	Accedi	L’account viene verificato.
3	Controlla nome e ruolo.	Profilo	Confermi i permessi disponibili.

Leggere Inbox, Miei, Tutte e Follow-up

Orientarsi nelle code di lavoro.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri WhatsApp.	WhatsApp	Compare l’elenco delle chat.
2	Usa Inbox per le richieste nuove.	Inbox	Vedi le conversazioni da prendere in carico.
3	Usa Miei per le chat assegnate.	Miei	Vedi il tuo lavoro.
4	Controlla Tutte e Follow-up.	Tutte / Follow-up	Verifichi carico e scadenze.

Prendere in carico una conversazione

Dichiarare che una richiesta è in gestione.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri una chat nuova.	Conversazione	Leggi richiesta e storico.
2	Seleziona Prendi in carico o assegna a te.	Assegnazione	Il tuo nome compare nella chat.
3	Aggiorna lo stato.	In lavorazione	La conversazione esce dalla coda delle nuove.

Assegnare una conversazione

Trasferire la richiesta all’ufficio o operatore competente.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri la conversazione.	Conversazione	Lo storico è visibile.
2	Apri il selettore assegnatario.	Assegnato a	Compare l’elenco.
3	Scegli ufficio turistico, Pro Loco o operatore.	Nome / Reparto	L’assegnazione viene aggiornata.
4	Aggiungi una nota se necessario.	Nota interna	Il collega riceve il contesto.

Rispondere manualmente

Inviare una risposta scritta dall’operatore.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Leggi gli ultimi messaggi.	Conversazione	Comprendi la richiesta.
2	Scrivi nel campo messaggio.	Campo messaggio	Il testo resta in bozza.
3	Controlla fonte, tono e destinatario.	Revisione	La risposta è pronta.
4	Premi Invia.	Invia	Il messaggio compare nella chat.

Usare una risposta proposta dall’AI

Controllare e modificare la bozza prima dell’invio.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri una chat con proposta AI.	Suggerimento AI	Leggi il testo.
2	Confronta con domanda e fonti.	Anteprima	Verifichi la correttezza.
3	Modifica dettagli o tono.	Campo messaggio	La bozza viene adattata.
4	Invia dopo il controllo.	Invia	Il visitatore riceve il testo approvato.

Attivare o sospendere l’AI

Gestire le risposte automatiche.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri Impostazioni.	Risposte automatiche	Vedi lo stato.
2	Attiva o disattiva il selettore.	Abilita AI	La modalità viene registrata.
3	Imposta ritardo e limiti.	Ritardo / Limiti	L’AI segue le regole.
4	Salva e prova.	Salva	Confermi il comportamento.

Aggiungere fonti allo Spazio di Conoscenza

Fornire all’AI contenuti ufficiali.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri Spazio di Conoscenza.	Spazio di Conoscenza	Vedi le fonti.
2	Scegli documento, sito o contenuto manuale.	Aggiungi / Gestisci	Compare la procedura.
3	Inserisci la fonte e il responsabile.	Carica / Collega	Il contenuto viene acquisito.
4	Attendi indicizzazione e prova.	Playground	Verifichi la risposta.

Aggiungere o aggiornare un evento

Pubblicare informazioni complete e verificabili.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Raccogli titolo, date, orari, luogo e programma.	Scheda evento	I dati essenziali sono completi.
2	Aggiungi costi, accessibilità, contatti e link.	Dettagli evento	Il visitatore riceve indicazioni utili.
3	Indica fonte, validità e responsabile.	Metadati	L’aggiornamento è tracciabile.
4	Pubblica e prova domande reali.	Salva / Playground	Verifichi le risposte.

Creare una risposta rapida

Salvare un testo ricorrente.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri Risposte predefinite.	Risposte predefinite	Compare la libreria.
2	Premi Nuova risposta.	Nuova risposta	Si apre il modulo.
3	Inserisci titolo, categoria e testo.	Titolo / Contenuto	La risposta è pronta.
4	Salva e prova.	Salva	Il team può riutilizzarla.

Usare i template WhatsApp dopo 24 ore

Ricontattare il visitatore fuori dalla finestra consentita.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Controlla la finestra WhatsApp.	Indicatore 24 ore	Verifichi se la risposta libera è consentita.
2	Apri i template.	Template WhatsApp	Vedi i modelli approvati.
3	Scegli lingua e modello.	Seleziona template	Compare l’anteprima.
4	Compila le variabili e invia.	Invia template	Il visitatore riceve il messaggio.

Inviare link, documenti e posizioni

Condividere materiale ufficiale nella chat.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri il menu allegati.	Allegati	Vedi le opzioni.
2	Scegli documento, link o posizione.	Documento / Posizione	Il contenuto viene preparato.
3	Controlla fonte e destinatario.	Anteprima	Eviti invii errati.
4	Invia.	Invia	Il materiale compare nella chat.

Creare e assegnare un ticket

Trasformare una richiesta in attività tracciata.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Dalla chat apri Crea ticket.	Crea ticket	La conversazione è collegata.
2	Inserisci titolo, priorità e categoria.	Campi ticket	La richiesta è descritta.
3	Seleziona il responsabile.	Assegnato a	Il referente viene registrato.
4	Salva.	Crea ticket	Il ticket entra nella coda.

Impostare un follow-up

Programmare un controllo successivo.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri il menu stato.	Stato	Compare la finestra.
2	Seleziona In attesa.	Stato conversazione	Lo stato viene preparato.
3	Scegli data e nota.	Follow-up / Nota	La scadenza è registrata.
4	Salva.	Salva	La chat compare nei follow-up.

Contrassegnare una conversazione come risolta

Chiudere una richiesta completata.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Verifica che non vi siano domande o ticket aperti.	Conversazione / Ticket	La richiesta è conclusa.
2	Apri il menu stato.	Stato	Vedi gli stati.
3	Seleziona Risolta e salva.	Risolta	La chat esce dalla coda attiva.

Invitare un nuovo operatore

Aggiungere una persona con il ruolo corretto.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri Team.	Team	Compare l’elenco utenti.
2	Premi Nuovo membro.	Nuovo membro	Si apre il modulo.
3	Inserisci dati, ruolo e ufficio.	Ruolo / Specializzazione	I permessi vengono definiti.
4	Salva e comunica l’accesso in modo sicuro.	Salva	L’operatore può accedere.

Capire i ruoli Admin, Collaboratore e Agente

Scegliere permessi coerenti con le responsabilità.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Usa Admin per configurazioni e utenti.	Admin	Accesso amministrativo.
2	Usa Collaboratore per funzioni operative estese.	Collaboratore	Accesso operativo ampio.
3	Usa Agente per le chat assegnate.	Agente	Accesso limitato al perimetro assegnato.

Consultare statistiche e tempi di risposta

Leggere l’andamento del servizio.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Apri Dashboard.	Dashboard	Vedi indicatori e grafici.
2	Seleziona il periodo.	Oggi / Settimana / Mese	I dati vengono aggiornati.
3	Controlla tempi e chat non assegnate.	KPI	Individui ritardi e picchi.
4	Analizza le domande frequenti.	Categorie / Ricerca	Capisci cosa migliorare.

Gestire una domanda che l’AI non conosce

Passare correttamente all’operatore.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Controlla l’avviso di informazioni insufficienti.	Suggerimento AI	La mancanza è esplicita.
2	Rispondi manualmente o assegna.	Rispondi / Assegna	Il visitatore riceve assistenza.
3	Verifica la risposta con il responsabile.	Procedura interna	L’informazione viene approvata.
4	Aggiorna lo Spazio di Conoscenza e riprova.	Spazio di Conoscenza / Playground	Riduci il ripetersi del problema.

Pubblicare un avviso urgente

Comunicare un aggiornamento temporaneo approvato.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Verifica testo, fonte, validità e responsabile.	Procedura emergenze	L’avviso è autorizzato.
2	Aggiorna il contenuto ufficiale.	Spazio di Conoscenza	L’informazione diventa disponibile.
3	Sospendi risposte incompatibili se necessario.	Automazioni	Eviti messaggi contraddittori.
4	Prova domande e monitora le chat.	Playground / Inbox	Confermi il comportamento.

Rimuovere informazioni scadute

Evitare risposte basate su eventi o avvisi conclusi.

N.	Azione	Pulsante/area	Risultato
1	Controlla il calendario delle scadenze.	Fonti / Eventi	Individui i contenuti scaduti.
2	Rimuovi o aggiorna l’informazione.	Modifica / Elimina	La fonte torna valida.
3	Attendi l’aggiornamento e prova.	Playground	Verifichi la nuova risposta.
4	Annota responsabile e data.	Registro interno	La manutenzione è tracciata.

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